Titre I : Dispositions Générales
Article I.1 : Champ d’action du RI
Le présent Règlement Intérieur, approuvé par le Conseil d’Administration est un complément indispensable aux statuts de l’ADEMA. Il est opposable par tout membre actif et/ou du Conseil d’Administration pendant toute la durée où l’association est constituée.
Le Règlement Intérieur, tout comme les statuts, doit être mis à disposition des adhérent(e)s de l’ADEMA.
Article I.2 : Modifications du RI
Toutes les modifications du Règlement Intérieur doivent être validées par le Conseil d’Administration, à la majorité relative des membres présents et représentés. Ces modifications devront être exposées aux membres actifs de la prochaine Assemblée Générale.
Titre II : Adhésion à l’association
Les articles suivants sont définis pour l’année 2019-2020.
Article II.1 : Conditions d’adhésion
L’adhésion à l’ADEMA est subordonnée :
Au remplissage, par le membre, de la fiche d’adhésion témoignant du consentement éclairé du dit membre
Au versement d’une cotisation selon les modes de paiement acceptés. Toute adhésion à l’association engage à respecter ses statuts et son règlement intérieur.
L’association est ouverte à tout étudiant(e) :
Agé(e) d’au moins 18 ans (ou ayant fournit une autorisation écrite des parents)
Jouissant de ses droits civils et politiques
Inscrit(e) à la Faculté de médecine d’Angers, exception faîte pour les membres invités qui ne peuvent être qu’étudiants.
Ayant réglé le montant de la cotisation annuelle dont le montant est fixé en début d’année universitaire par le Conseil d’Administration et inscrite dans le présent Règlement Intérieur.
Le conseil d’administration peut décider de refuser des adhésions par un vote au plus des 2/3 des membres le composant.
Un membre invité est un(e) adhérent(e) étudiant en dehors de la Faculté de médecine d’Angers. Son adhésion doit être validée lors d’un Conseil d’Administration.
Article II.2 : Cotisation
Les cotisations sont définies pour chaque année universitaire et ne peuvent être perçues qu’une (1) seule fois par année universitaire. Le montant de la cotisation ne peut pas être modifié en cours d’année universitaire. La cotisation permet l’accès aux services de l’ADEMA pour l’année universitaire en cours.
La cotisation pour l’année universitaire indiquée ci-dessus est fixée à 10€.
Titre III : Structure de l’association
L’association se compose de membres adhérents d’un Bureau Restreint, de Vice-Président(e)s, de Représentant(e)s de Promotion et d’un Conseil de Surveillance.
Article III.1 : Bureau Restreint
Le Bureau restreint se compose d’un(e) président(e), d’un(e) secrétaire et d’un(e) trésorier(es).
Article III.1.a : Missions du (de la) président(e)
Convoquer les réunions (Assemblées Générales, Réunions d’Administration, Réunions de Bureau) selon un calendrier compatible avec le cursus universitaire et en établir les ordres du jour en collaboration avec le Secrétaire.
Préparer les réunions en collaboration avec les autres membres du Bureau, dont la rédaction des bilans moraux et financiers des missions, actions et activités, avant de les soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale.
Gérer les réunions, exposer et développer les points de l’ordre du jour, mener et modérer la discussion, élaborer des motions et en tirer les conclusions nécessaires.
Assister dans les démarches administratives le (la) Secrétaire, le (la) Trésorier(e), ou plus largement tout membre de l’équipe qui en éprouverait le besoin.
S’assurer d’une bonne entente entre les membres et d’une ambiance conviviale au sein de l’association ; gérer les conflits s’ils existent en collaboration avec le Conseil de Surveillance.
Représenter l’association, notamment dans toutes les réunions associatives et administratives, auprès des instances facultaires et universitaires, des partenaires et des médias, mais également auprès de l’ANEMF, de la FAGE et de la Fe2A.
Article III.1.b : Mission du (de la) trésorier(e)
• Etablir et signer les factures pour les partenaires.
• Régler les factures des charges et fournisseurs dans un délai de une (1) semaine après réception de la facture.
• Rembourser les frais sur factures justifiant la mission. Les remboursements doivent cependant être limités, justifiés et sont à l’appréciation du (de la des) trésorier(es), appuyé(es) si besoin par le Conseil d’Administration et le Conseil de Surveillance.
• Centraliser les règlements et effectuer les remises (chèques et espèces).
• Effectuer un pointage et un rapprochement bancaire après réception des relevés bancaires décadaires et mensuels, et veiller, en collaboration avec les VicePrésident(e)s concernés, à la bonne utilisation des différents comptes détenus par l’association.
• Mettre à jour le livre de comptes, de récapitulation des mouvements et du solde courant, et ce tous les mois.
• Etablir un bilan financier avant toute Assemblée Générale ou Réunion d’Administration, et le mettre à disposition du Bureau et des membres adhérents qui en feraient la demande
• Informer le (la) Président(e) et le Bureau de la situation comptable et contrôler conjointement les activités autonomes menées par les Vice Président(e)s.
• Classer les documents accompagnés des justificatifs par ordre chronologique dans le classeur financier.
• Etablir un budget prévisionnel et un bilan définitif pour toutes les activités de l’association.
• Accompagner les Vice Président(e)s dans leurs démarches administratives et matérielles.
• Présenter, en collaboration avec les Vice Président(e)s concernés, les bilans financiers par activité au moment des réunions d’Administration et de l’Assemblée Générale.
• Gérer les comptes bancaires et le dépôt d’argent régulier à la banque.
Article III.1.c : Mission du (de la) secrétaire
S’assurer de la rédaction des compterendus lors des réunions de l’association (Conseils d’Administration et Assemblées Générales) et les soumettre au (à la) Président(e), avant de les diffuser par mail et/ou courrier. Collaborer avec les représentants de promotion pour veiller à la diffusion et l’explication si nécessaire des comptes rendus et de leurs résumés aux différentes promotions.
Rédiger, en collaboration avec le (la) Président(e), les convocations et les ordres du jour, puis les adresser aux membres concernés par au moins deux (2) moyens de communication différents.
Mettre à jour les documents juridiques après les réunions ou les Assemblées
Générales : modifications statutaires, procès verbaux de renouvellement de Bureau ou de Conseil d’Administration, demandes de partenariats, relevés de décision puis les adresser sous quinze (15) jours après la réunion ou l’Assemblée Générale, à la Préfecture, après avoir recueilli les signatures nécessaires.
Fournir des documents administratifs à jour aux autres membres du Bureau et des associations adhérentes en cas de besoin.
Tenir à jour le Classeur Administratif avec les convocations, les listes d’émargement et de paiement de cotisation, les procurations, les compterendus de Conseils d’Administration et d’Assemblée Générale, la composition du Bureau, les statuts, le règlement intérieur, et les récépissés préfectoraux, le tout étant classé par ordre chronologique.
Assister les Vice Président(e)s dans leurs démarches administratives.
Article III.2 : Vice Président(e)s
Les Vice Président(e)s sont responsables d’une cellule. Une cellule est composée de son (sa/ses) Vice Président(es), de Chargé(e)s de Mission si nécessaire. Ces dernier(e)s peuvent être responsables de commission les aidant dans leur tâche.
Article III.2.a : Mission du (de la) Vice Président(es) Communication
Ce poste comporte une partie informatique avec notamment :
Création/entretien/mise à jour/gestion du site internet de l’association
Travailler avec chacun(e) des Vice Président(e)s afin de les aider à développer les outils dont ils ont besoin pour leurs tâches.
Pour la partie communication :
Création des affiches et supports de communication pour les différents évènements
Créations des supports de promotion de l’association
Relai entre l’ADEMA et les média (en association avec le (la) Président(e) ou les VicePrésident(e)s concerné(e)s si nécessaire).
Pole Action Citoyenne :
Article III.2.b : Mission des 3 Vice Président(e)s Santé Globale et Solidarité
Les VPs Santé Globale et Solidarité ont notamment pour missions de centraliser et d’organiser les différentes actions de solidarité et de prévention de l’ADEMA, dont (liste non exhaustive) :
• Le Téléthon
• L’Hôpital des Nounours
• Le Noel des Enfants Hospitalisés
• Le Défi Sang Limite
• Toutes autres actions de la cellule Santé Globale et Solidarité en accord avec le Conseil d’Administration.
Il est possible aux VP de proposer une nouvelle action conforme à la cellule, qui devra être validée par le Conseil d’Administration et le Conseil de Surveillance. Il faut alors monter une équipe afin de mener à bien le projet en collaboration avec tous les membres du bureau nécessaires.
Article III.2.c : Mission du (de la) Vice Président(e) Environnement
Le (la) Vice Président(e) en charge de l’environnement a pour mission de promouvoir la protection de l’environnement auprès des étudiants en médecine qui ce soit au sein ou en dehors de la faculté.
Pole Vie Étudiante :
Article III.2.d : Mission des 2 Vice Président(e)s Animation
De coordonner l’intégralité des évènements festifs et de loisir se déroulant dans le cadre de la Faculté : soirées, pots, voyages…
De travailler en collaboration avec les autres Vice Président(e)s pour leur proposer des stratégies d’animation dont ils pourraient avoir besoin au cours de leurs actions.
De travailler avec l’ensemble de son équipe et du reste du Conseil d’Administration en suivant la trame de conduite suivante, quel que soit l’événement envisagé :
o Etablir les projets avec les membres intéressés, constituer une équipe motivée (commission gérée par un(e) Chargé(e) de Mission)
o Etablir les budgets prévisionnels avec l’aide du (de la) Trésorier(es)
o Mener les démarches administratives avec le (la) Secrétaire (demandes d’autorisations à l’administration de la Faculté ou à la Préfecture, déclaration SACEM, assurances,…)
o Signer les contrats, avec accord écrit du (de la) Président(e) et du conseil d’Administration
o Mettre en œuvre l’organisation du projet après avoir obtenu l’aval du Conseil d’Administration
o Contrôler la bonne réalisation des tâches confiées aux membres de l’équipe
o Contrôler la bonne réalisation de l’événement au moment où celui ci a lieu
o Rendre compte de l’événement a posteriori aux membres du Conseil d’Administration, ce bilan incluant obligatoirement un bilan financier de l’événement.
Les évènements organisés doivent être validés par le Conseil d’Administration.
Article III.2.e : Mission des 2 Vice Président(e)s Culture et sport
Les Vice Président(e)s en charge de la culture et du sport ont pour objectif de promouvoir la culture et le sport dans ses différents aspects auprès des étudiants en médecine à travers différents évènements qu’ils(elles) établissent en collaboration avec le Conseil d’Administration. Les actions peuvent avoir lieu dans l’enceinte de l’établissement ou en dehors.
Ils ont notamment en charge l’organisation d’un voyage au ski.
Pole Réseau :
Article III.2.f : Mission des 2 Vice Président(e)s Représentations
Le (la) VP Réseau assure la représentation de l’association auprès des différentes instances et associations (Fé2A, ANEMF…)
Son rôle est de faire le relai entre l’extérieur et l’ADEMA, il (elle) doit donc faire un bilan récapitulatif en CA ou en AG, des différentes réunions auxquelles il (elle) a assisté, et représenter les étudiants en médecine d’Angers aux différents vote de motion, avis consultatifs… via des sondage ou tout moyen en leur possession.
Article III.2.g : Mission du (de la) Vice Président(e) Échanges
Les Vice Président(e) en charge des échanges travaille en collaboration avec la faculté pour permettre aux étudiants de participer à des échanges nationaux ou internationaux (JPEMS/Erasmus/IFMSA/Inter CHU…).
Pole Ressources
Article III.2.h : Mission du (de la) Vice Président(es) Partenariats
Rencontrer les partenaires avec les Vice Président(e)s concerné(e)s, selon les évènements et les actions envisagés.
Monter ou remettre à jour les dossiers partenariat en collaboration avec le (la) Président(e) et les Vice Président(e)s concerné(e)s, sauf en cas de reconduction tacite.
Signer les conventions de partenariats, avec accord écrit du (de la) Président(e).
Rechercher et démarcher de nouveaux partenaires pouvant aider au développement de l’association.
Aider les Vice Président(e)s dans le développement des partenariats, financiers ou autres, propres à leur pôle.
Archiver les dossiers, contrats et factures dans un classeur Partenariats.
Article III.2.i : Mission du (de la) Vice Président(e) Logistique
Le (la) VP(s) en charge de la logistique a notamment pour rôle d’assurer la vente des différents éléments proposés par l’ADEMA (pull, polo, jogging, stéthoscopes, polycopiés…) ainsi que la gestion et l’acquisition des biens matériels propres à l’association (machine à café…).
Son rôle est également d’assister les différentes cellules dans la logistique des évènements organisés.
Article III.3 : Conseil de Surveillance
Article III.3.a : Composition du Conseil de Surveillance
Le nombre maximal de membres du Conseil de Surveillance est de 3.
Chaque membre du Conseil de Surveillance est élu individuellement pour un an par l’Assemblée Générale, son mandat est renouvelable une fois.
Article III.3.b : Mission du Conseil de Surveillance
Le Conseil de Surveillance veille au respect des statuts et du règlement intérieur de l’association. Il doit réaliser un point à chaque réunion du Conseil d’Administration ou Assemblée Générale, attestant de son travail.
Il veille au bon déroulement des Conseils d’Administration et des Assemblées Générale, pouvant reprendre tout manquement au Règlement Intérieur.
En cas de faute du Conseil d’Administration qu’il jugerait grave, il peut convoquer une assemblée générale extraordinaire pour en informer les adhérents.
Article III.4 : Représentant(e)s de Promotion
Chaque promotion est représentée par deux de ses membres qu’elle choisit. Dans le cas où les promotions sont divisées en deux demipromotions, chaque demipromotion a un(e) représentant(e).
Les représentant(e)s de promotion sont un lien entre le Conseil d’Administration et leur promotion (ou demipromotion).
Article III.4.a : Nomination
Leur élection est gérée par leur promotion ou leur demipromotion si leur promotion est divisée.
Ils (elles) doivent être élu(e)s avant le 15 Octobre.
La nomination d’un(e) représentant(e) de promotion doit être acceptée par sa promotion (ou sa demipromotion) à la majorité au 2/3.
Article III.4.b : Mission des représentant(e)s de promotion
Ils (elles) doivent rapporter au Conseil d’Administration les différents besoins ou demandes de leur promotion et/ou demipromotion (idées/projets) et représenter leur promotion lors du Conseil d’Administration. Ils (elles) s’engagent à représenter l’avis majoritaire de leur promotion et non un avis personnel.
Ils (elles) doivent également rapporter et expliquer en cas de nécessité à leur promotion (et/ou demipromotion) les différentes décisions du Conseil d’Administration.
Article III.4.c : Démission et Destitution
Un(e) Représentant(e) de Promotion peut choisir de démissionner. Il (elle) doit alors adresser une lettre manuscrite au (à la) Président(e) et a sa promotion (ou demi-promotion) qui l’a nommé, qui accepteront ou non la démission.
Le membre démissionnaire garde son statut de membre adhérent pour l’année universitaire en cours.
En cas de manquement à sa (ses) mission(s), un(e) Représentant(e) de Promotion peut être destitué(e) de son poste par le Conseil d’Administration ou par la promotion (ou demipromotion) qui l’a nommé avec un vote au 2/3 des voix. En cas de litige, cette destitution sera votée en Conseil d’Administration par un vote au 2/3 organisé par sa promotion suivit d’une élection pour combler le poste vacant.
Article III.5 : Chargé(e)s de projet
Article III.5.a : Nomination
Un(e) Chargé(e) de projet est nommé(e) par un(e) VicePrésident(e). Ce(tte) dernier(e) missionne un membre actif de l’association pour un projet particulier.
Plusieurs Chargé(e)s de projet peuvent être nommé(e)s pour un même projet. Un(e) Chargé(e) de projet peut également être nommé(e) par un membre du Bureau Restreint.
La nomination d’un(e) Chargé(e) de projet doit être acceptée à la majorité au 2/3 par le Conseil d’Administration. Cependant, pour ne pas retarder certains projets et en raison des délais entre les Conseils d’Administration, un(e) Chargé(e) de Mission peut débuter son travail avant son élection par le Conseil d’Administration.
Les VicePrésident(e)s doivent garder une liste à jour des Chargé(e)s de projet travaillant sur les projets dont ils (elles) ont la charge. Le (la) Secrétaire doit garder une liste à jour de tous les Chargé(e)s de projet.
Article III.5.b : Mission des Chargé(e)s de projet
Il a pour rôle de se charger de l’élaboration entière d’un projet défini par son/sa membre du Bureau référent(e).
Le/la chargé(e) de Projet :
• Doit obligatoirement assisté à au moins un Conseil d’Administration pour présenter son projet (partenaire, bilan prévisionnel…) .
• Doit être aider par son/sa référent(e) dans ses démarches, par le/la trésorier pour réaliser un bilan prévisionnel et par le/la secrétaire pour toute action administrative se rapportant à son projet.
• Peut signer des contrats concernant son projet au nom de l’ADEMA après que le Conseil d’Administration ai accepté le contrat susdit à plus de 2/3 des suffrages exprimés.
• Peut prendre des décisions concernant son projet, mais doit en informer son référent. Il en va de même pour toute avancée du projet.
• Doit suivre les directive de son/sa référent(e), en cas de litige il/elle peut s’en référer au Président qui peut soumettre la décision au conseil d’administration.
• Doit être présenté à l’assemblée Générale précédent son élection par le/la secrétaire.
• Peut recruter des Chargé(e)s de missions de la même manière qu’un vice-président.
Article III.5.c : Démission et Destitution
Un(e) Chargé(e) de projet peut choisir de démissionner. Il (elle) doit alors adresser une lettre manuscrite au (à la) Président(e) et au (à la) VicePrésident(e) qui l’a nommé, qui accepteront ou non la démission.
Le membre démissionnaire garde son statut de membre adhérent pour l’année universitaire en cours.
En cas de manquement à sa (ses) mission(s), un(e) Chargé(e) de Mission peut être destitué(e) de son poste par le (la) Président(e) et le (la) Vice-Président(e) qui l’a nommé. En cas de litige, cette destitution sera votée en Conseil d’Administration par un vote au 2/3 des membres présents ou représentés.
Article III.6 : Chargé(e)s de mission
Des Chargé(e)s de Mission peuvent être désigné(e)s par le Bureau ou un chargé de projet pour l’exécution d’un projet particulier. Ils (elles) sont désigné(e)s pour une durée qui ne peut excéder celle du mandat en cours. Ils (elles) peuvent être responsables d’une commission composée de membres volontaires pour les aider dans leur tâche.
Article III.6.a : Nomination
Un(e) Chargé(e) de Mission est nommé(e) par un(e) VicePrésident(e) ou un chargé de mission. Ce(tte) dernier(e) missionne un membre actif de l’association pour un projet particulier. Plusieurs Chargé(e)s de Mission peuvent être nommé(e)s pour un même projet. Un(e) Chargé(e) de Mission peut également être nommé(e) par un membre du Bureau Restreint.
La nomination d’un(e) Chargé(e) de Mission doit être acceptée à la majorité au 2/3 par le Conseil d’Administration. Cependant, pour ne pas retarder certains projets et en raison des délais entre les Conseils d’Administration, un(e) Chargé(e) de Mission peut débuter son travail avant son élection par le Conseil d’Administration.
Les VicePrésident(e)s doivent garder une liste à jour des Chargé(e)s de Missions travaillant sur les projets dont ils (elles) ont la charge. Le (la) Secrétaire doit garder une liste à jour de tous les Chargé(e)s de Mission.
Article III.6.b : Mission des Chargé(e)s de missions
Un(e) Chargé(e) de Mission s’occupe du projet qui lui a été confié. Il (elle) peut, s’il (elle) le souhaite, participer à plusieurs projets de l’ADEMA, ainsi qu’à la vie de l’association.
Il (elle) doit faire part de son avancement au (à la) VicePrésident(e) responsable du projet et ne peut prendre de décision sans son accord.
Il (elle) doit assister à toutes les réunions concernant son projet.
Les Chargé(e)s de Missions peuvent assister au Conseil d’Administration. Leur avis n’y est cependant que consultatif.
Article III.6.c : Démission et Destitution
Un(e) Chargé(e) de Mission peut choisir de démissionner. Il (elle) doit alors adresser une lettre manuscrite au (à la) Président(e) et au (à la) VicePrésident(e) qui l’a nommé, qui accepteront ou non la démission.
Le membre démissionnaire garde son statut de membre adhérent pour l’année universitaire en cours.
En cas de manquement à sa (ses) mission(s), un(e) Chargé(e) de Mission peut être destitué(e) de son poste par le (la) Président(e) et le (la) VicePrésident(e) qui l’a nommé. En cas de litige, cette destitution sera votée en Conseil d’Administration par un vote au 2/3 des membres présents ou représentés.
Article III.7 : Prérogatives, Obligations, Démission
Les membres du bureau, les Chargé(e)s de Mission, les représentant(e)s de promotion et les membres du Conseil de Surveillance s’engagent à respecter les statuts, le règlement intérieur de l’ADEMA, les décisions prises en Conseil d’Administration et en Assemblée Générale.
Ils s’engagent également à fournir à leur(s) successeur(s) l’intégralité des informations et documents nécessaires au bon fonctionnement du poste et ce dans un délai maximum de un (1) mois.
Les membres du Bureau ou Chargé(e)s de Mission, avant tout contact officiel avec une nouvelle organisation extérieure, doivent en faire part préalablement au (à la) Président(e), seul responsable légal de l’Association. En cas de désaccord, c’est le Bureau, puis l’Assemblée Générale qui tranche ; en l’attente, la décision du (de la) Président(e) est prépondérante.
Les membres du Bureau, absents ou non représentés aux Assemblées Générales ou aux Conseils d’Administration sont réputés démissionnaires après trois (3) absences non justifiées dans l’année suivant leur élection. Ils sont alors défalqués de leur poste. Ils conservent leur droit de participation aux Assemblées Générales si, et seulement si, ils sont à jour de cotisation et de formalités, mais ne peuvent plus prétendre à conserver un poste au sein du Bureau ou y postuler.
Un membre du Bureau, un Représentant de Promotion ou un membre Conseil de Surveillance peut choisir de démissionner. Il doit alors adresser une lettre manuscrite au (à la) Président(e), qui acceptera ou non la démission. Le membre démissionnaire garde son statut de membre adhérent pour l’année universitaire en cours.
Titre IV : Fonctionnement de l’association
Article IV.1 : Assemblée Générale
Article IV.1.a : Assemblée Générale Ordinaire /Assemblée Générale Extraordinaire
AGO : Une Assemblée Générale Ordinaire est prévue annuellement : l’Assemblée
Générale Ordinaire dite « de renouvellement » qui a lieu courant avril, durant laquelle le bureau est renouvelé.
AGE : Assemblée Générale Extraordinaire.
Une Assemblée Générale Extraordinaire est organisée en septembre afin de recruter les Chargé(e)s de Mission et faire un bilan sur la situation de l’association.
Une Assemblée Générale Extraordinaire dite de mimandat est réalisée courant février pour faire un point sur la situation et les projets de l’association.
En début d’Assemblée Générale, l’Assemblée désigne un(e) Président(e) de séance.
Durant une Assemblée Générale, les participants s’engagent à respecter le règlement intérieur de l’association : la tenue des participants doit être correcte, respectant l’intervenant ; la consommation de boissons alcoolisées ou de tabac est interdite durant les séances de l’Assemblée Générale.
Toute prise de parole abusive conduira à un avertissement, pouvant conduire à l’expulsion de l’intéressé en cas de renouvellement.
Article IV.1.b : Convocation
AGO : Quinze (15) jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du (de la) Secrétaire. L’ordre du jour et les documents connexes sont envoyés au maximum sept (7) jours avant la date fixée.
AGE : Sur demande d’au moins 1/10 des membres, du (de la) Président(e) ou du Conseil de Surveillance, une Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée à Angers dans un délai de quinze (15) jours.
Les procédures de convocation sont les mêmes que pour une Assemblée Générale Ordinaire.
Article IV.1.c : Procédure de vote
Dans le cas du vote d’une motion, et dans le cas où il y ait une opposition à cette dernière, le modérateur prononce les allocutions suivantes : « NE PREND PAS PART AU VOTE », « POUR », «CONTRE », et « ABSTENTION ».
Les majorités sont définies comme suit, seules sont comptabilisées les voix des membres présents ou représentés ayant le droit de vote.
• Majorité simple : POUR > CONTRE ; Les ABSTENTIONS ne comptent pas.
• Majorité absolue : POUR > CONTRE + ABSTENTIONS
• Majorité des 2/3 : POUR > 2 x CONTRE ; les ABSTENTIONS ne comptent pas.
• Majorité relative : La proposition qui remporte le plus de POUR est acceptée.
Les ABSTENTIONS ne comptent pas. Si les CONTRE sont plus nombreux que pour chacune des propositions, elles échouent toutes.
Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté demande express d’un membre auquel cas une procédure de vote à bulletin secret est mise en place.
Les votes par procuration sont autorisés, un membre ne peut être porteur que d’une procuration par Assemblée Générale.
Article IV.1.d : Elections
Les candidat(e)s au Bureau de l’ADEMA doivent adresser, par courrier postal ou électronique ou dépôt en mains propres, au Bureau en fonction, au plus tard huit (8) jours avant l’Assemblée Générale, une profession de foi présentant leurs motivations à l’un des postes proposés, ainsi que leurs projets et le programme pour remplir leur mission.
Ces candidatures seront alors transmises à tous les membres adhérents et rendues publiques par voie d’affichage au plus tard sept (7) jours avant l’Assemblée Générale. Les candidatures tardives devront être validées par l’Assemblée Générale qui statue à la majorité relative des membres présents et représentés.
Les candidat(e)s sont élu(e)s individuellement, par poste. Le vote se fait à main levé, sauf demande express d’un membre. Les candidats sortent de la salle le temps du vote.
En cas de vote à bulletin secret, le dépouillement se fera durant l’Assemblée Générale et le résultat doit être proclamé avant sa clôture.
Les résultats sont communiqués aux membres adhérents et affichés sur le site de la faculté de médecine.
Article IV.2 : Conseil d’Administration
Article IV.2.a : Composition du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est composé :
• Du bureau restreint
• Des VicePrésident(e)s
• D’élu(e)s étudiant(e)s en médecine
• De 10 représentants de promotion :
o 2 DFGSM2 o 2 DFGSM3 o 2 DFASM1 o 2 DFASM2 o 2 DFASM3
Le Conseil de Surveillance est présent durant le Conseil d’Administration où il joue un rôle de régulation et de conseil.
Les Chargé(e)s de projet et de mission peuvent assister au Conseil d’Administration mais n’y ont qu’un avis consultatif.
Les membres de l’association peuvent également être présents à un Conseil d’Administration, notamment dans le cas où ils ont une idée/un projet à soumettre.
Des personnalités extérieures peuvent également être invitées par le (la) Président(e) au Conseil d’Administration, en fonction de leur participation associative et de leurs motivations. Dans tous les cas, l’invitation n’implique qu’un rôle consultatif, sans voix délibérative.
Un membre du Bureau peut demander le départ des invités ou des Chargé(e)s de Mission pendant le temps d’un débat particulier.
Article IV.2.b : Convocation
Le Conseil d’Administration se réunit dans une périodicité qu’il juge pertinente pour gérer l’association, a minima trois (3) fois par an. Un Conseil d’Administration est convoqué soit par le (la) Président(e), soit par le (la) Secrétaire, soit par plus d’un quart des membres, dans un délai de quinze (15) jours après la demande initiale.
Les convocations doivent être accompagnées de l’ordre du jour, des Statuts et du Règlement Intérieur, ainsi que des éventuelles motions déposées et qui seront votées au cours de la réunion.
Dans les cas d’urgence, le Conseil d’Administration peut avoir lieu à distance. La convocation ne nécessite alors qu’un délai de 2h.
Article IV.2.c : Mandat de vote
Les mandats sont pondérés de la façon suivante :
• 1 Vote pour le (la) Président(e)
• 1 Vote pour le (la) Secrétaire
• 1 Vote pour le (la/les) Trésorier(es), dans le cas où il y a deux Trésorier(es), un seul vote leur est attribué
• 1 Vote par Vice-président
• 1 Vote par représentant(e) de promotion
En cas d’égalité, le (la) Président(e) tranche.
En cas d’absence de l’un des membres du Conseil d’Administration, il est possible de donner procuration de sa voix à un autre membre du bureau. Ni un membre du Conseil de Surveillance ni un(e) Représentant(e) de promotion ne peut porter la procuration d’un membre du bureau. En l’absence de procuration, le vote ne sera pas pris en compte.
Les Représentant(e)s de promotion ne peuvent attribuer leur procuration qu’à des membres de leur promotion.
Tout membre du Conseil d’Administration n’étant ni présent ni représenté sur trois Conseils d’Administration consécutifs est considéré comme démissionnaire.
Pour être valide, les trois membres du bureau restreint ainsi que la moitié des vices-président(e)s doivent prendre part au vote.
Article IV.2.d : Procédure de vote
Les votes sont organisés à main levée.
Dans le cas du vote d’une motion, et dans le cas où il y ait une opposition à cette dernière, le modérateur prononce les allocutions suivantes : « NE PREND PAS PART AU VOTE », « POUR », «CONTRE », et « ABSTENTION ».
Les majorités sont définies comme suit, seules sont comptabilisées les voix des membres présents ou représentés ayant le droit de vote.
• Majorité simple : POUR > CONTRE ; Les ABSTENTIONS ne comptent pas.
• Majorité absolue : POUR > CONTRE + ABSTENTIONS
• Majorité des 2/3 : POUR > 2 x CONTRE ; les ABSTENTIONS ne comptent pas.
• Majorité relative : La proposition qui remporte le plus de POUR est acceptée.
Les ABSTENTIONS ne comptent pas. Si les CONTRE sont plus nombreux que les POUR pour chacune des propositions, elles échouent toutes.
Article IV.2.e : Régulation par le Conseil de Surveillance
Le Conseil de Surveillance veille au bon déroulement du Conseil d’Administration dans le respect des statuts et du règlement intérieur.
Il s’assure de l’écoute de chacun et peut rappeler à l’autre toute personne manquant à cette disposition. Il peut, si besoin est, gérer le tour de parole.
Le Conseil de Surveillance s’assure de la conformité des motions et des projets aux statuts et au règlement intérieur de l’ADEMA.
Article IV.3 : Gestion financière de l’association
Le (lales) Trésorier(es) et le (la) Président(e) disposent d’un droit de contrôle sur la gestion financière de l’association afin de ne pas mettre en danger les intérêts de l’association.
Les contrats seront signés par le (la) Président(e) et/ou le (lales) Trésorier(es), après avoir obtenu l’accord du Conseil d’Administration.
Ainsi, aucun(e) VicePrésident(e) ne pourra signer de contrat engageant l’association en son nom propre même si les démarches peuvent être menées en bon accord avec le (la) Président(e) et/ou le (lales) Trésorier(e).
Pour les nouveaux projets, où une somme importante devra être engagée (montant laissé à l’appréciation du conseil d’administration), une assemblée générale devra être convoquée. Ce projet devra être approuvé par 2/3 de l’Assemblée Générale.
Tous les évènements et actions de l’ADEMA doivent avoir un Budget Prévisionnel nul ou positif.
Article IV.4 : Procédure de communication
Afin que la communication envers les étudiants soit complète, toute communication à propos d’un événement doit suivre cette procédure :
1. La première démarche de communication (mail, réseau social, affiche ou tout autre moyen de communication qui peut être mis en place) doit commencer deux semaines avant le début de l’événement.
2. La deuxième démarche de communication doit ensuite avoir lieu trois jours avant le début de l’événement.
3. Enfin, une démarche de rappel sera mise en place deux jours avant la fin de l’événement afin que les étudiant(e)s ne soient pas pris au dépourvu lorsque celui-ci touchera à sa fin.
L’accès des adhérent(e)s à l’information sur les actions de l’association doit être optimal. Ainsi en plus de la communication en amont, un retour sur les activités devra être fait.
Les Procès Verbaux des Conseils d’Administration et des Assemblées Générales doivent être mis à disposition des adhérent(e)s.